Dokumentenmanagement in SAP …

… mit SAP Engineering Control Center – SAP ECTR

Welcher Produkthersteller kennt das nicht? Berge von Dokumenten in verschiedenen Versionen und Änderungsständen, die alle praktikabel und effizient verwaltet werden müssen. Wie das geht? Mit der integrierten Dokumentenmanagementlösung für SAP-Systeme und SAP ECTR!

Standardmäßige MS-Office-Integration

SAP Engineering Control Center | SAP ECTR bietet eine nahtlose MS-Office-Integration. So können alle gängigen MS-Office-Formate in SAP ECTR verarbeitet werden. Zusätzlich können SAP-Attribute direkt in den Dokumenten verwendet werden und aktualisieren sich bei Attributänderungen automatisch. Dies ermöglicht die Wiederverwendung definierter Inhalte und spart Aufwand, Zeit und Kosten. Darüber hinaus können Vorlagen in SAP gespeichert und bei der Anlage neuer Dokumente verwendet werden. Dies sorgt für eine größere Konsistenz aller Dokumente im Unternehmen. Auch die Wiederauffindbarkeit wird durch leistungsfähige Such- und Filterfunktionen sowie eine Volltextsuche unterstützt.

Erster Schritt zu einem ganzheitlichen Dokumentenmanagement

Der Freigabeprozess von Dokumenten kann in SAP ECTR dank SAP-Statusnetz kontrolliert gesteuert werden. E-Mails können automatisch an die nächste Freigabeinstanz gesendet werden, sobald ein Statuswechsel erfolgt. Durch die Versionierungsfunktion wissen alle Beteiligten immer, welches Informationen aktuell sind. Mittels Änderungshistorie können Änderungen einzelner Nutzer im Detail nachverfolgt werden.

Strukturiertes Dokumentenmanagement

Mit SAP ECTR können Dokumente aus Engineering, Technischer Dokumentation, Marketing und anderen Unternehmensbereichen sicher und strukturiert im SAP-System verwaltet werden. Zudem lassen sie sich klassifizieren und logisch verknüpfen – ob miteinander oder mit anderen SAP-Objekten, wie Material, Equipment, Technischem Platz oder Arbeitsplan. So können bestimmte Aufgaben, wie z. B. das Ausleiten von Materialstücklisten oder Fertigungsmappen, automatisiert werden. Alles in allem also beste Voraussetzungen, um gezielt Informationen bereitzustellen und Prozesse intelligent zu unterstützen.

Transparente Freigabe- und Änderungsprozesse

SAP ECTR macht das Dokumentenmanagement maximal einfach. Ein Cockpit mit konfigurierbaren Fenstern liefert alle gewünschten Infos auf einen Blick – inklusive Status, Version und Gültigkeit der entsprechenden Informationen. Dokumente lassen sich zudem individuell in Ordnern und Arbeitsmappen organisieren: Dies sorgt für maximale Übersichtlichkeit. Darüber hinaus profitieren Anwender von transparenten Freigabe- und Änderungsprozessen inklusive automatischer Benachrichtigung bei Statuswechseln oder Bearbeitungen. Die Suche nach Klassifizierungsmerkmalen oder über Volltext macht das Finden ausgewählter Dokumente maximal einfach.

Die Vorteile im Überblick